Как в onedrive сделать общий доступ


Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ


Лучшие новости сайта

Вы храните файлы в облаке? Мы с коллегами решили отправить организаторам TechEd Russia 2012 коллективный отзыв о конференции. Сегодня я расскажу о том, как мы организовали совместную работу над ним с помощью OneDrive.

Первоначальное обсуждение, конечно, велось в почте. Когда все желающие высказались, я собрал все отзывы в документ Word и загрузил его на OneDrive. Теперь нужно было предоставить коллегам возможность просмотреть документ и внести в него правки.

Примечание. Статья написана до переименования SkyDrive в OneDrive, отсюда и старое название на снимках экрана.

Сегодня в программе

Предоставление общего доступа к файлам и папкам OneDrive

В OneDrive разрешения на доступ к файлу регулируются на уровне папок и файлов. Когда вы делаете папку общедоступной или выдаете разрешение на доступ в нее конкретным людям, эти параметры распространятся также и на все вложенные папки и файлы, если не задавать им другие разрешения.

Я загрузил файл в личную папку и перешел к выдаче прав на него своим коллегам.

Общий доступ и совместная работа в OneDrive
Увеличить рисунок

Вообще, в столбце «Общий доступ» видно, когда на файл или папку изменены права. По сути, в облачном хранилище Microsoft три варианта предоставления доступа, и я начну с самых простых.

Создание ссылки на файл

Из картинки ниже понятно, что любой обладатель ссылки сможет просмотреть или отредактировать документ. Менее очевидно, что для того чтобы сделать папку или файл публичными, надо создать соответствующую ссылку (она называется «Предоставить общий доступ»).

Общий доступ и совместная работа в OneDrive
Увеличить рисунок

Конечно, публичный доступ, равно как и доступ по ссылке с правами редактирования, можно прекратить в любой момент. Причем при повторном создании ссылки для редактирования в URL будет уже другой ключ.

Отправка почтового сообщения

Эта опция более интересна, поскольку здесь есть возможность потребовать авторизацию с . Причем это единственный вариант, позволяющий предоставить доступ к файлу только определенным людям.

Общий доступ и совместная работа в OneDrive
Увеличить рисунок

Ваши адресаты получат письмо от учетной записи, с которой вы вошли в OneDrive (т.е. нельзя отправить письмо с произвольного адреса). В этом случае тоже создается ссылка, но требование входа в службу ограничивает доступ к файлу или папке адресатами письма. Безусловно, получатели письма могут скачать и передать файл кому угодно каким-либо другим способом.

Однако после первого доступа к файлу и авторизации с учетной записью Microsoft ссылка привязывается к ней. В этом и заключается разница с обычной ссылкой, по которой может зайти кто угодно.

Интересно, что в случае, когда связано несколько учетных записей, разрешение предоставляется только тому аккаунту, с которого доступ был осуществлен в первый раз. Кстати, когда вам кто-то предоставил доступ к файлу, вы можете перейти к нему из раздела в левой панели OneDrive.

Управление правами доступа

В нашей переписке участвовал Артем, подкидывая хорошие темы для отзывов. Однако он не является MVP, поэтому права на редактирование файла ему были ни к чему. Выслав письмо, я поправил права доступа, управление которыми осуществляется в правой панели.

Общий доступ и совместная работа в OneDrive
Увеличить рисунок

На рисунке видно, что Артем может только просматривать документ, в то время как все остальные могут его редактировать в локальном приложении Word или прямо в OneDrive с помощью Word Web App. Здесь же можно лишить доступа любого человека или всех обладателей ссылки на просмотр или редактирование файла.

Совместная работа над документами Office

Важно! Открывайте файлы из офисных программ напрямую с OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), а не из синхронизируемой папки на локальном диске. Иначе при одновременной работе нескольких человек возникнет конфликт, результатом которого будут копии обновленных файлов с именем ПК в названии.

Вы можете открывать файлы Word, Excel, PowerPoint и OneNote и работать над ними как в локальных приложениях Microsoft Office, так и в их веб-версиях прямо в браузере. В обоих случаях поддерживается совместная работа над документом нескольких человек. Максимальное количество одновременных редакторов нигде не прописано, но восемь человек успешно работали (спасибо за проверку Оксане).

В OneDrive это работает очень удобно! Я открыл наш отзыв в Word 2013 и начал править первый абзац.

Общий доступ и совместная работа в OneDrive
Увеличить рисунок

Абзац моментально заблокировался, чтобы кто-то другой случайно не внес в мой фрагмент перекрывающие изменения. Оксана, вносившая свои правки одновременно со мной, увидела это в веб-приложении (она предпочитает английский интерфейс).

Общий доступ и совместная работа в OneDrive
Увеличить рисунок

Здесь я хочу обратить ваше внимание на несколько моментов.

  1. Четко обозначается, какой абзац я редактирую (мое имя отображается при наведении).
  2. Этот абзац действительно защищен от чужих правок. Сейчас курсор установлен в нем, и на рисунке видно, что в ленте заблокированы все опции форматирования.
  3. Можно посмотреть список всех людей, выполняющих правки в данный момент.
  4. Известно, что кто-то уже изменил документ, т.е. после обновления можно увидеть их правки (синхронизации в реальном времени нет, с сожалению).

В OneDrive можно посмотреть, кто редактировал документ последним.

Общий доступ и совместная работа в OneDrive
Увеличить рисунок 

Но интереснее другое — OneDrive автоматически отслеживает версии документов. Вы можете перейти к журналу версий из контекстного меню или из верхнего меню «Управление» (на рисунке выше оно скрыто за тремя точками ввиду малого размера окна).

Общий доступ и совместная работа в OneDrive
Увеличить рисунок

Здесь можно восстановить или загрузить любую из предыдущих версий. По имеющейся у меня информации, на OneDrive сохраняется до 25 версий документа. Однако версии создаются только при редактировании файлов. Если вы загрузите новый файл с тем же именем, перезаписав старый, история версий не сохранится.

Опрос и дискуссия

Как видите, управление правами в OneDrive осуществляется очень просто, хотя некоторые моменты не вполне очевидны. При этом можно создавать и изменять документы Word, книги Excel, презентации PowerPoint и заметки OneNote, не покидая браузера. Конечно, не обладают всеми функциями их аналогов из пакета Office, но для множества пользователей их возможностей более чем достаточно.

Вы можете работать над файлами Office индивидуально и совместно, используя как минимум 7 Гб личного дискового пространства. Ах да, это все совершенно бесплатно ;)

А вы храните файлы и документы в облаке? Приведите в комментариях несколько самых любимых возможностей своего облачного хранилища!

Результаты голосования утеряны в связи с прекращением работы веб-сервиса опросов.


Источник: http://www.outsidethebox.ms/14299/


Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ

Как в onedrive сделать общий доступ

Новое на сайте: